千葉市eスポーツ協会（以下「当協会」といいます。）は、ゲーム・eスポーツを通じた交流、地域団体との連携、大会・イベント等の活動において、皆さまからお預かりする個人情報の重要性を認識し、その保護に努めます。

当協会は、個人情報の保護に関する法令その他の関連する規範を遵守し、個人情報を適切に取得・利用・管理するとともに、皆さまに安心して活動へご参加いただけるよう、以下のとおり個人情報保護方針（プライバシーポリシー）を定めます。

第1条（基本方針）

当協会は、個人情報を適切に取り扱い、個人の権利および利益の保護に努めます。

取得した個人情報は、利用目的を明確にしたうえで必要な範囲内で取り扱い、漏えい、紛失、不正利用等の防止に努めます。

また、個人情報の取扱いに関するお問い合わせやご相談に適切に対応し、必要に応じて管理方法の見直しを行います。

第2条（個人情報の取得）

当協会は、以下の方法等により、活動に必要な範囲で個人情報を取得することがあります。

・Googleフォームによる各種申込

・Xのダイレクトメッセージ

・電子メール

・Discordへの参加および投稿

・ホームページのお問い合わせフォーム

・大会、交流会、その他イベントへの申込

・その他、当協会の活動に伴う連絡や申込

取得する情報には、氏名、団体名、所属、連絡先、SNSアカウント、活動地域、活動内容、申込内容、お問い合わせ内容等が含まれる場合があります。

当協会は、偽りその他不正な手段によって個人情報を取得しません。

第3条（個人情報の利用目的）

当協会は、取得した個人情報を、以下の目的で利用します。

1．お問い合わせへの回答および必要な連絡

2．協会員、地域団体、協力者等からの参加申込への対応および連絡・調整

3．大会、交流会、その他イベントの申込受付、参加確認および運営

4．Discord等を活用した交流、情報交換およびコミュニティ運営

5．地域団体、企業、教育機関、行政等との交流・連携に関する連絡および調整

6．当協会の活動、イベント、募集等に関する案内および情報提供

7．本人の了承を得た団体情報等の紹介・掲載

8．活動記録および広報に関する対応

9．その他、取得時に明示した目的

当協会は、法令により認められる場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱う場合には、あらかじめ本人の同意を得ます。

第4条（参加申込の取扱い）

当協会への参加申込、地域団体との交流・連携に関する申込等は、フォームの送信のみをもって参加や連携が確定するものではありません。

申込内容を確認後、原則としてDM等でご連絡し、必要な確認やお話し合いを行ったうえで、参加や連携についてご案内します。

申込時に取得した個人情報は、申込内容の確認、連絡および参加・連携に関する調整のために利用します。

第5条（団体情報の紹介・掲載）

当協会は、交流・連携にご賛同いただいた団体について、ホームページやDiscordサーバー等で紹介する場合があります。

団体名、活動地域、公式SNS、ホームページ、ロゴ、紹介文等を掲載する際は、事前に掲載内容および掲載先を確認し、了承を得た範囲で掲載します。

団体の担当者個人の氏名、連絡先その他の個人情報については、本人の了承なく公開しません。

掲載内容の変更や掲載終了についてご相談があった場合は、状況を確認のうえ、適切に対応します。

第6条（Discordの利用）

当協会のDiscordサーバーは、ゲーム・eスポーツに関する交流、情報交換および地域団体等とのつながりづくりを目的として運営します。

Discordでは、参加者のアカウント名、プロフィール、投稿内容等が、各チャンネルの閲覧権限に応じて他の参加者に表示される場合があります。

参加者は、個人情報や連絡先等の公開範囲にご留意ください。

当協会は、サーバーの管理・運営および参加者の安全確保に必要な範囲で、参加状況や投稿内容等を確認する場合があります。

なお、Discordのサービス自体における情報の取扱いについては、Discordが定める利用規約およびプライバシーポリシーもご確認ください。

第7条（写真・動画の取扱い）

当協会が主催または関与する大会、交流会、その他イベント等では、活動記録や広報を目的として、写真・動画を撮影する場合があります。

撮影の有無、利用目的、掲載先等については、イベントごとに案内します。

個人を識別できる写真・動画をホームページやSNS等で公開する際は、撮影・掲載の状況に応じて、事前案内や同意確認等を行い、プライバシーに配慮します。

未成年者が参加するイベントについては、必要に応じて保護者への確認等を行います。

写真・動画の掲載についてご相談があった場合は、状況を確認のうえ、適切に対応します。

第8条（個人データの第三者提供）

当協会は、法令に基づく場合その他法令で認められる場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。

他の団体や関係者との連携に際し、担当者の氏名や連絡先等の共有が必要となる場合は、原則として事前に本人の了承を得ます。

また、申込情報や問い合わせ内容を、本人の了承なく他の参加者や団体に公開することはありません。

第9条（外部サービスの利用）

当協会は、Googleフォーム、X、Discord、電子メール、ホームページ等の外部サービスを利用する場合があります。

各サービスの提供事業者による情報の取扱いについては、それぞれの利用規約およびプライバシーポリシーが適用される場合があります。

当協会は、利用する外部サービスの特性を踏まえ、個人情報の適切な取扱いに努めます。

第10条（個人情報の安全管理）

当協会は、個人情報の漏えい、紛失、改ざん、不正アクセス等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

具体的には、個人情報を取り扱う者や閲覧権限の管理、アカウントおよび認証情報の適切な管理、外部サービスの設定確認等に努めます。

個人情報を取り扱う協力者等がいる場合は、取扱いに必要な範囲を明確にし、適切な管理を求めます。

取得した個人情報は、利用目的の達成に必要な期間を考慮して保管し、保管の必要がなくなった情報については、法令上の保存義務等に配慮しながら、適切な方法で削除します。

第11条（個人情報の開示・訂正・利用停止等）

本人から、当協会が保有するご自身の個人情報について、利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去または第三者提供の停止等のお申し出があった場合は、本人確認を行ったうえで、法令に従い適切に対応します。

ご希望の方は、第13条に記載するお問い合わせ窓口までご連絡ください。

なお、法令上、請求に応じられない場合には、その理由を含めて適切にご案内します。

第12条（個人情報保護方針の見直し）

当協会は、法令の改正、活動内容の変更、個人情報の取扱状況等に応じて、本方針を見直すことがあります。

変更後の内容は、当協会のホームページに掲載します。

第13条（お問い合わせ窓口）

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、ご相談、開示・訂正・利用停止等のお申し出は、以下の窓口までお願いいたします。

団体名：千葉市eスポーツ協会

代表者：鈴木 勝

お問い合わせ：公式XのDMまたはホームページのお問い合わせフォーム

当協会の住所その他、法令に基づき本人への周知が必要な事項については、お申し出に応じ、法令に従って遅滞なくご案内します。

制定日：2026年9月23日

千葉市eスポーツ協会

代表　鈴木 勝